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Quer gerir projetos de sucesso? Descubra o PHC para Gestão de Equipas!

A derrapagem nos projetos tem consequência direta no funcionamento de uma organização, causando frustração tanto em gestores como em colaboradores. Recentemente, o PMI – Project Management Institute concluiu que por cada mil milhões de euros investidos, 97 milhões foram desperdiçados. Causa: uma gestão de projetos desadequada. O PHC para Gestão de Equipas vem mudar esta realidade.

Principais dificuldades na gestão de equipas e projetos

A monitorização de um projeto e das equipas alocadas ao mesmo, tem uma componente humana a que deve ser dada a devida atenção. É neste ponto que a tecnologia é uma excelente aliada.

São muitas as dificuldades relatadas pelos gestores e colaboradores na ausência de uma ferramenta que permita a centralização da informação:

• Dificuldade no acesso à informação
• Desconhecimento de alterações importantes ao projeto
• Desconhecimento do desenvolvimento dos trabalhos
• Desconhecimento de prazos e alocação de tarefas

A garantia de que a informação necessária está disponível e clara, gera fluidez no trabalho da equipa, incentiva um comportamento proactivo e promove o espírito de colaboração, fatores reconhecidamente indispensáveis para o êxito de um projeto.

Benefícios em utilizar um software de gestão de equipas e projetos

Vantagens para o gestor:

1) Centralização da informação:
Os gestores não estão alocados a um só projeto. Têm vários sob a sua alçada. O software PHC para Gestão de Equipas permite que o responsável esteja permanentemente atualizado. A centralização da informação é um dos atributos mais importantes desta solução tecnológica.

2) Controlo rigoroso de múltiplos projetos:
Esta ferramenta permite ao gestor saber as tarefas que estão assignadas, o nível de execução e o colaborador responsável.
Como resultado, cumprem-se prazos com maior facilidade e evitam-se gastos extraordinários.
O responsável pela equipa pode ainda definir prazos, prioridades de execução e controlar o tempo gasto em cada tarefa do projeto.

3) Melhoria das decisões:
Saber o estado do projeto e desempenho dos colaboradores, são informações vitais para um gestor. Desta forma, pode realizar ajustes durante o desenvolvimento dos trabalhos.
Estes dados – e sobretudo, a forma como são usados – têm a capacidade de determinar o sucesso ou insucesso de um projeto.

4) Colaboração com o cliente:
Incentivar os clientes a realizarem tarefas que são da sua responsabilidade exige tato e sensibilidade. O software PHC para Gestão de Equipas ajuda o gestor a comunicar melhor com o seu cliente.
Nestes projetos, o cliente é parte integrante da equipa – e, como consequência, do software. Assim, terá do seu lado os itens que são da sua competência. Qualquer atraso da sua parte e que ponha em causa o projeto, poderá posteriormente ser identificado.

Vantagens para as equipas

1) Espírito colaborativo:
A colaboração entre os vários elementos da equipa é essencial para o sucesso de um projeto. A ausência de diálogo pode levar à repetição de tarefas ou desentendimentos.
Neste sentido, o software PHC para Gestão de Equipas oferece uma plataforma de informação que favorece a comunicação entre elementos da equipa.

2) Responsabilização:
A análise da produtividade e a monitorização do tempo de realização das tarefas, permite ao colaborador chegar a conclusões sobre o seu próprio desempenho.

3) Produtividade da equipa:
Por outro lado, a visualização do progresso do projeto e execução de tarefas, bem como o feedback sobre as mesmas, têm a capacidade de aumentar a moral da equipa, estimular a colaboração e o cumprimento de prazos.

PHC para Gestão de Equipas: Uma breve revisão

A solução oferecida pela Winsig foi desenhada para facilitar a tarefa dos gestores. Passamos a identificar apenas dois dos ecrãs que pode encontrar no PHC para Gestão de Equipas.

Monitor gestão de tempo

• Visualização do que está pendente, organizado de uma forma lógica
• Tarefas organizadas mediante o nível de importância e urgência
• Tarefas pequenas
• Tarefas que estão do lado do gestor
• Marcações
• Possibilidade de alteração dos campos mencionados e adicionar apontamentos pessoais

Monitor de tarefas

De forma visual, no ecrã principal, o gestor consegue visualizar:
• Tarefas críticas
• Prazos
• Prioridades
• Capacidade de fazer alterações e reorganizar estes pontos no mesmo ecrã

Descubra qual a solução mais ajustada às necessidades da sua empresa

Decidir a melhor solução para a sua empresa não precisa de ser um processo solitário.

A Winsig realiza uma análise aos processos da sua organização, à natureza dos mesmos, bem como características das equipas. Desta forma, encontra a solução que melhor responde às necessidades da sua empresa.

Independentemente da solução escolhida, os projetos de sucesso têm o apoio de um software gestão de equipas e projetos. O PHC para Gestão de Equipas é um investimento de valor que potencia a redução de gastos extraordinários com projetos – internos ou externos.

Ainda mais vantagens com o módulo PHC para Gestão de Equipas

As empresas têm diferentes necessidades de gestão consoante a sua área de negócio e os processos implementados.

Por forma a ir ao encontro de diferentes expectativas, existem módulos que podem ser agregados à solução principal do PHC para Gestão de Equipas.

PHC CS Workflow Desktop – Automatização dos processos de negócio

Este módulo permite tornar os processos da empresa mais controlados e eficazes, uma vez que todas as ações passam a ser registadas no software.

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Colaboração na Gestão de Projetos

Colaboração na Gestão de Projetos

Além da necessidade de uma eficiente gestão de tarefas e recursos, um dos maiores desafios da gestão de projetos reside numa comunicação frequente com os stakeholders. As metodologias de gestão de projetos mais usuais revelam que grande parte do trabalho do gestor de projeto reside na comunicação com todas as partes (internas e externas) envolvidas no projeto. Esta responsabilidade tem-se revelado de elevada complexidade dada a necessidade de informação atualizada que permita, em tempo real, tomar decisões e antecipar cenários indesejados. A maior parte das vezes a informação necessária encontra-se arquivada de forma tradicional (mesmo com o recurso a ferramentas informáticas) mas sem permitir uma pesquisa organizada.

As tecnologias de informação (TI) têm tido um papel fulcral e crescente no quotidiano de todos os cidadãos e a gestão de projetos “não passa despercebida” à nova tendência de partilha e colaboração (muito exponenciada pela crescente utilização das redes sociais). As TI aceleraram a troca de informação e valorizaram a gestão do conhecimento, fulcral para o sucesso de qualquer projeto.

Sendo a Winsig uma empresa de consultoria de sistemas de informação e tendo como objetivo uma prestação de serviços de excelência, prima pela necessidade de controlar eficazmente os seus projetos e garantir a maior transparência com os seus clientes (especialmente sobre prazos de entrega e o controlo da evolução do projeto).

Há cerca de 1 ano e meio atrás, iniciou a pesquisa de uma solução informática que permitisse responder aos seguintes requisitos:

• Repositório de informação centralizado, disponível a consultores e clientes finais
• Definição e acompanhamento da execução das etapas de um projeto
• Gestão e alocação de tarefas a consultores
• Controlo de execução de tarefas
• Auxílio nas reuniões de “ponto-de-situação” com clientes finais
• Níveis de acesso a informação e estado de projetos
• Acesso via browser ou qualquer outro dispositivo móvel

Uma equipa interna da Winsig estudou várias soluções existentes no mercado (podemos disponibilizar a relação das soluções estudadas) e escolheu a solução ActiveCollab. Uma das principais razões de escolha centrou-se na orientação desta plataforma à gestão “pura” de projetos, ao contrário de outras que se baseavam apenas na gestão de tarefas, em repositórios de informação ou planeamentos agregados de recursos.

software phc

A solução adoptada pela Winsig permite que cada projeto de implementação de sistemas de informação seja acompanhado por consultores e clientes, visualizando a lista de tarefas e alocação prevista a cada consultor. De uma forma transparente, o cliente final visualiza o estado de execução das tarefas e pode, ativamente, intervir (complementando ou rejeitando) a execução de uma determinada atividade. Uma área de repositório de informação é também criada, com arquivos de Intervenções, Documentação funcional (representação de processos funcionais implementados, com recurso a diagramas BPMN e apresentação de fluxos de informação), Documentação técnica (apresentação de implementações técnicas efetuadas) e Gestão de alterações (para registo de alterações e novos pedidos não contemplados no âmbito inicial do projeto). Embora de informação estática, esta área assume uma enorme importância dada a quantidade de informação centralizada que disponibiliza a todos os utilizadores.

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Após mais de 1 ano de utilização intensiva nos projetos de índole industrial, o feedback obtido é bastante positivo. O cliente final acede a uma plataforma centralizada onde encontra toda a informação do projeto de implementação (reduzindo a necessidade de pesquisa em E-mails, cartas, etc). Além disso, sente-se mais integrado no projeto de implementação, aumentando o seu nível de compromisso e participação. Os consultores são também beneficiados pela utilização desta ferramenta tornando-se mais organizados (na medida em que todas as notas e tarefas a executar encontram-se documentadas). Como objetivo final, o trabalho do gestor de projeto torna-se mais facilitado dado que, baseando-se em informação fidedigna e atualizada, sustenta as suas decisões num conjunto de métricas pró-ativas e apropriadas à gestão global do projeto. Desta forma poderá dedicar maior atenção à gestão eficiente de recursos, tempos de entrega, avaliação de riscos, entre outros.

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