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Fatura Eletrónica: Decreto-Lei n.º 123/2018 – Define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.

Foi divulgado hoje, dia 28 de Dezembro, o Decreto-Lei 123/2018, no seguimento do Decreto-Lei 111-B/2017, que obrigará todas as entidades ligadas à Administração Pública a emitir, receber e transmitir faturas em formato digital.

Neste documento foi revelada a alteração de prazos para implementação desta norma.
A ESPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) assumirá papel central como interlocutor privilegiado para a Administração Pública.

Este processo obrigará as empresas a adaptarem os seus processos, de forma a poder enviar e receber as faturas eletrónicas exclusivamente em formato digital. Para ajudar os seus clientes em todo este processo, a Winsig conta com a solução WIN Faturas Eletrónicas!

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O que saber antes de escolher um Software de Gestão de Armazéns

A escolha certa de um software para gestão de armazéns garante-lhe ganhos de produtividade, informações de logística em tempo real e a prestação de um serviço de excelência aos seus clientes.
Descubra neste artigo os pontos que deve ter em consideração antes de implementar um software para a gestão do seu armazém.

Qual a importância de um Software de Gestão de Armazéns?

Um software de gestão de armazéns oferece-lhe visibilidade total e controlo sobre todas as operações do dia a dia.
Mesmo num negócio de menor dimensão, uma folha de Excel pode ser uma ferramenta falível. Com um sistema de gestão de armazenamento consegue evitar erros e inconsistências porque automatiza as tarefas rotineiras em todas as fases – receção, armazenamento, inventariação e expedição.
Contudo, nem todas as opções no mercado cumprem o que se espera de um software de gestão de armazéns. Vejamos então os requisitos dos quais não pode prescindir!

5 características que um Software de Gestão de Armazéns tem mesmo de ter

1. Controlo total em tempo real
Antes de encomendar um novo lote, sabe se o produto está a vender bem? Conhece as quantidades exatas em stock? A visibilidade em tempo real permite-lhe responder com segurança aos pedidos dos clientes e parceiros de negócio.
Através de um software de gestão de armazém terá toda a informação sobre a relação entre a oferta e a procura.
Permite, assim, uma melhor gestão orçamental, uma vez que só compra um novo lote quando vender o que ainda está em armazém.

2. Integração e compatibilidade entre diferentes sistemas

A integração entre o software de gestão de armazéns e o seu ERP permite armazenar toda a informação numa única plataforma.
Desta forma, os dados tornam-se acessíveis a todos os departamentos e podem ser consultados a qualquer momento.
Por exemplo, a equipa de vendas da sua empresa conseguirá rastrear um produto, verificar a sua disponibilidade e, assim, efetivar contratos com clientes e parceiros de forma mais segura.

3. Inventariação simplificada

O software de gestão de armazéns deve permitir a identificação das mercadorias e a emissão dos variados documentos no armazém, de forma automatizada e simples.
A solução WIN Armazéns, que apresentamos a seguir, é alimentada por informação contida em código de barras ou por interface touch no terminal de radiofrequência.
Neste processo, continua a existir intervenção humana, mas sem interferência nos dados introduzidos.
Como resultado da otimização do processo de inventariação ganha:

• Maior controlo sobre entradas e saídas de stock
• Registo completo das mercadorias em sistema
• Poupança de tempo
• Maior produtividade das equipas

4. Geração de relatórios

Na gestão de um armazém, o feedback sobre o estado das operações permite tomar decisões que melhoram a eficácia dos processos.
Procure um software de gestão de armazéns que desenvolva as análises certas para o seu negócio e que lhe permita manter o seu negócio competitivo.
A título de exemplo, vejamos algumas informações que podem ser obtidas com base em relatórios complementares:

• Dados sobre o desempenho dos colaboradores
• Informações sobre a oferta e a procura de um produto
• Histórico das mercadorias
• Tendências de venda
• Produtos mais vendidos

5. Flexibilidade

O trabalho num armazém exige soluções que promovam a mobilidade como o WIN Armazéns, que permite o registo de dados junto da mercadoria ou em ambientes inadequados à utilização de um posto ERP PHC CS Desktop.
Da mesma forma que um armazém físico, o software deve também ser escalável. A solução que implementar deve acompanhar o crescimento do seu negócio.
Assim sendo, o software deve adaptar-se a:

• Inventários maiores
• Mais utilizadores em rede
• Processos de expedição mais complexos (por exemplo, que incluam várias modalidades de transporte)

Conheça o WIN Armazéns e otimize o trabalho do seu armazém

O software de gestão de armazéns da Winsig garante o cumprimento de todos os pontos mencionados neste artigo e é uma ferramenta inovadora que pode revolucionar o desempenho das suas equipas.
O WIN Armazéns permite Picking por ondas e/ou picking de expedição por rota. Realiza ainda o pré-cálculo de volumetria para a viatura da rota a efetuar, por exemplo.
Esta capacidade representa uma poupança de trabalho e maior eficácia em todas as operações internas no seu armazém.

Algumas características do WIN Armazéns

• Envio e receção automática de dados para o PHC
• Compatível com os principais tipos de códigos de barras na área de logística, saúde, distribuição e retalho
• Expedição por documento de origem ou multidocumentos com informação de rotas e sequências de carga/descarga
• Utiliza localizações, zonas de armazém e processos avançados de logística
Lembre-se de que ao gerir de forma eficaz o armazém e todo o processo de logística, está a prestar um serviço de excelência. E no fim do dia o que importa é a satisfação dos seus clientes ou parceiros de negócio!

Descubra aqui todas as vantagens em detalhe do WIN Armazéns da Winsig.

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Como Otimizar a Gestão de Recursos Humanos na sua empresa

Como Otimizar a Gestão de Recursos Humanos na sua empresa?

O capital humano é um dos maiores ativos da sua empresa e a satisfação dos colaboradores está relacionada com a produtividade do seu negócio.

Um software para gerir recursos humanos (RH) é, atualmente, uma ferramenta imprescindível para qualquer empresa. Esta solução permite superar os principais desafios que os Recursos Humanos enfrentam, como a captação de talentos, cumprimentos de obrigações legais, formação dos colaboradores, entre outros.

Principais desafios do Setor de Recursos Humanos

A área dos recursos humanos é muito abrangente e este é, desde logo, o primeiro desafio.

Este setor tem sobre a sua alçada um conjunto de processos, tais como:
• Gestão do Pessoal (dados dos colaboradores, processamento de vencimentos, etc.)
• Recursos Humanos (avaliações das equipas, processos de recrutamento, etc.)
• Higiene e Segurança no Trabalho (gestão de exames médicos e acidentes de trabalho)
• Formações (rastreamento de competências, certificações e ações de formação)

Assim, a gestão atual dos RH excede o domínio exclusivo do processamento de salários ou cumprimento das obrigações legais. E é daqui que nasce a necessidade cada vez maior de criar soluções tecnológicas direcionadas para o setor de recursos humanos.

Os processos burocráticos continuam a ser de extrema importância e os softwares devem simplificar ao máximo todas as operações na sua empresa.

Contudo, a transformação digital e a competitividade empresarial, introduziram outros desafios como:
• Identificar colaboradores com competências essenciais à empresa
• Identificar formações e certificações que tragam retorno ao negócio
• Captar e reter talentos
• Promover um ambiente empresarial colaborativo
• Suportar e promover oportunidades de liderança
• Reconhecer a produtividade e atos excecionais dos colaboradores

Desta forma, um software de RH deve oferecer informações estratégicas, mapear o conhecimento no seio das empresas e acompanhar todo o ciclo dos colaboradores.

Vejamos como a solução de Gestão de Recursos Humanos PHC foi desenvolvida para fazer face a estes desafios ao simplificar o trabalho de todos os gestores de recursos humanos.

5 principais Vantagens do Software de Recursos Humanos PHC

1. Mais rapidez
Com o software RH PHC, o processamento de vencimentos ou o registo de faltas e férias e obrigações legais e contributivas são realizados em poucos passos.

Outra característica é a possibilidade de realizar todos estes procedimentos num ambiente multiplataforma. O serviço employee self-service é uma exigência e uma prática de cada vez mais empresas. Ou seja, a partir de qualquer dispositivo, os colaboradores acedem e consultam informações pessoais e laborais, bem como submetem pedidos.

2. Mais Simplicidade
A solução PHC desconstrói processos complexos e introduz:
• Facilidade no registo de dados dos colaboradores e respetivos processamentos
• Processamento de vencimentos simples e intuitivo
• Possibilidade de enviar e-mail com os respetivos recibos para os colaboradores

Os processos end-to-end, isto é, a consulta de todo o ciclo de vida do colaborador na empresa, são um requisito essencial nas soluções de gestão de recursos humanos.

3. Mais versatilidade
O tecido empresarial das empresas é composto por trabalhadores dependentes, mas também por parceiros e trabalhadores externos.

Veja-se o caso dos consultores de Tecnologias de Informação, assistentes de informática e mesmo a consultoria empresarial. Esta configuração é uma das mais-valias do software de recursos humanos PHC, uma vez que a nossa solução está totalmente adaptada para o processamento das operações de profissionais que prestam serviço pontual à sua empresa ou em regime outsourcing.

4. Maior poder de decisão
Ter uma visão global da sua empresa, indo ao detalhe quando necessário, ajuda à tomada de decisão. Enquanto responsável de gestão ou CEO sabe o valor destas informações estratégicas.

O software de gestão de recursos humanos PHC oferece todas as métricas referentes aos seus colaboradores:
• Estudo dos vencimentos
• Número e percentagem de categorias dos seus colaboradores
• Intervalo da média de idades na sua empresa
• Evolução das formações e certificações das equipas
• Entre muitas outras análises

Com estes dados passa a poder identificar oportunidades de melhoria como recompensar o desempenho excecional de um colaborador ou identificar competências que estão em falha nos seus colaboradores.

5. Mais eficácia
O processo de recrutamento é um processo exigente que consome tempo e recursos.

No entanto, é imprescindível recrutar o colaborador mais competente e em linha com os seus objetivos de negócio.

Por forma a manter o controlo e rumo do processo de recrutamento, o software de gestão de recursos humanos PHC guarda toda a informação sobre as entrevistas, resultados e apuramentos. Com isto, consegue obter melhorias organizacionais e as informações estão centralizadas e todos os gestores e chefias podem aceder aos resultados.

Invista na Gestão de Recursos Humanos

O sucesso de uma política de recursos humanos traduz-se na competitividade do seu negócio. Torna-se, por isso, importante encarar os Recursos Humanos como um investimento e definir uma estratégia para esta componente. Afinal, a satisfação e a competência dos colaboradores traduzem-se na sua produtividade empresarial.

Invista numa solução de gestão de recursos humanos eficaz. Fale connosco!

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Fatura Eletrónica na Administração Pública

Tudo o que precisa saber sobre a entrada da Fatura Eletrónica na Administração Pública, no próximo ano de 2019.

Enquadramento FP-AP.

Quem tem de aderir e quando entrará em vigor?

Todas as empresas que pretendem continuar ou começar a trabalhar com o Estado devem ter o sistema de faturação eletrónica totalmente operacional de acordo com o Decreto Lei nº 111-B/2017.
Com entrada em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2019, resiste o problema no lançamento da oficialização da obrigatoriedade de utilização da Fatura Eletrónica, dado a portaria de regulamentação referida na alínea 5., do Decreto Lei anterior, ainda não ter sido publicada.
A data limite estabelecida pela União Europeia para a implementação nos estados membros é dia 18 de Abril de 2019.

Decreto

Quais as vantagens?

A utilização da fatura eletrónica otimiza a gestão das mais variadas tarefas dentro das empresas, privadas e públicas, sendo possível o seu envio via XML do Formato UBL 2.1 e PDF certificado.
O conteúdo do novo XML tem um conjunto de informações obrigatórias, mas existe a possibilidade de extensões que permitem ter informações adicionais. Em cada cliente será necessária a validação de dados pretendidos, assim como o modo como será efetuada a transmissão e receção dos ficheiros.

Processo

O que pode fazer com os seus clientes AP?

1. Que informação vão querer que seja enviada? P.e., nº do compromisso, nº do cabimento, nº pedido de compra?
2. Qual o fluxo documental que é necessário (Faturas, Notas de Crédito, Encomendas, etc.)?
3. Como querem receber o novo ficheiro XML? Por operador de EDI, como Saphety, PI, Indra, etc.? Por e-mail?
4. Querem receber o PDF assinado digitalmente?
5. Já têm possibilidade de efetuar testes?

O que pode fazer já com a Winsig?

Garantir que possui o Módulo PHC Documentos Eletrónicos, assim como o PHC ON Ativo. Dependendo da informação pedida por cada um dos clientes, será necessário identificar os trabalhos a executar.

O que está a fazer a PHC?

A PHC está a concluir o desenvolvimento de uma nova funcionalidade no módulo de Documentos Eletrónicos para a geração de ficheiros XML associados aos documentos de faturação, que permitirá parametrizar essa geração de ficheiros com bastante flexibilidade.
Aguardando a publicação da portaria de regulamentação, conforme previsto na alínea 5 do Decreto Lei nº 111-B/2017, para garantir que estão em conformidade com a lei.

O que pode fazer após a disponibilização da nova funcionalidade?

Poderá planear a instalação da nova versão dos Documentos Eletrónicos e executar as parametrizações necessárias, de acordo com os pedidos dos clientes da Administração Pública.

O futuro?

O objetivo é que este novo formato passe a ser o novo standard de faturação entre empresas de toda a União Europeia, permitindo a eliminação do papel e o reaproveitamento dos dados entre o emissor e o recetor das faturas, agilizando desta forma o processo de registo e contabilização das compras.

Este é mais um passo na Transformação Digital da nossa economia.

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WIN aprovação de documentos web

Saiba tudo sobre o WIN Aprovação de Documentos Web para empresas

Liberte-se de uma lista de documentos pendentes à espera de aprovação. Sejam pedidos de férias, compras ou despesas, maximize os processos e decida com rapidez. A solução de aprovação de documentos via Web para empresas, proposta pela Winsig, permite que aceda e aprove qualquer tipo de documento, a partir de qualquer lugar.

Qual a importância da Aprovação de documentos web para a sua empresa?

A quantidade de documentos que circula hoje em dia nas empresas, em formato eletrónico, pode ser excessiva, independentemente da sua importância. A pontualidade destas aprovações pode gerar maior fluidez e produtividade nas organizações.

3 Benefícios para a sua empresa com o WIN Aprovação de documentos WEB

Com esta solução da Winsig, que se destina à aprovação de documentos através de ligação à web, analisa e aprova qualquer tipo de documento sem necessitar de estar presente e de forma instantânea.

A aprovação de documentos realizada através do PHC CS Web permite-lhe ter:

1. Maior controlo
Numa única ferramenta terá o controlo total dos custos associados a compras e despesas, auxiliado por um sistema de avisos de aprovação por e-mail.

2. Maior rapidez
Aprovações acessíveis a partir de qualquer dispositivo móvel, facilidade de consulta e de aprovação, tal como marcação de férias e faltas.

3. Maior produtividade
Diminuição do fluxo de trabalho dos departamentos financeiros e de recursos humanos.

Conheça as principais funcionalidades da aprovação de documentos Web

Esta ferramenta foi desenhada para simplificar os processos e está disponível nas gamas PHC Advanced e Enterprise.

Sabemos que existem diferentes processos e cada negócio tem características únicas. A solução para a aprovação de documentos via Web para empresas é ainda mais flexível e completa:
• Permite múltiplas aprovações (intervalo de valores por centro de custos)
• Adaptável a diferentes processos de compra
• Consulta imediata das aprovações já realizadas
• Consulta de todas as aprovações pendentes

Aprove documentos via web com toda a informação

A consulta e posterior validação dos documentos deve ser simples e intuitiva. Todos os gestores devem encontrar na ferramenta as informações que necessitam para tomar uma decisão informada e de valor para o seu negócio.

Por norma, o processo decisório envolve documentos de diferentes departamentos da sua empresa. Por isso mesmo, é importante dispor de um historial e que este possa ser acedido de forma rápida. Tudo isto é possível através de uma visão geral, onde os anexos vêm incorporados no ecrã no momento da aprovação.

Poder validar documentos a partir de qualquer lugar e com recurso a qualquer dispositivo móvel, significa tornar a sua empresa mais ágil e reativa.

Tem também impacto na relação com os clientes, porque a imagem que passa para o exterior é de uma empresa dinâmica. Os colaboradores estarão ativos e satisfeitos, uma vez que, de certa forma, sentem autonomia nas suas tarefas.

Dê o primeiro passo para beneficiar do WIN aprovação de documentos para empresas! Fale connosco.

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