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6 benefícios que o software de gestão traz para o seu negócio

O ritmo de vida e dos negócios contribui para que as 24 horas do dia não sejam suficientes para gerir o seu dia-a-dia. Ter um sistema de gestão empresarial é a resposta para a organização do seu negócio e otimização do seu tempo. Sabe porquê? Porque este software permite a integração e divulgação de dados, facilitando assim a comunicação entre os diversos departamentos.

Esta ferramenta incute uma nova dinâmica nos procedimentos da empresa e no relacionamento entre as equipas. Se tem dúvidas em relação às mais-valias que o software de gestão representa para qualquer setor de atividade, conheça os principais desenvolvimentos que este sistema traz para o seu negócio.

Conheça os 6 “Ps” do Software de Gestão

Esta ferramenta vai revolucionar, pela positiva, a sua empresa.

Produtividade: Como este software detém um sistema integrado de gestão, a atribuição de tarefas torna-se muito mais simples e prática. Com esta organização, a equipa tem maior facilidade em cumprir as suas tarefas diárias e, assim, ser mais eficaz e produtiva no desempenho das suas funções.

Poupança: Ao informatizar os processos e permitir a troca de dados por via eletrónica está a poupar tempo e dinheiro. A equipa utiliza um único meio para partilha de informação e os colaboradores estão sempre contactáveis, mesmo que não estejam todos no mesmo espaço. Com um escritório móvel pode tomar decisões a partir de qualquer lugar ou a qualquer hora.

Partilha: Ao optar por um software de gestão está a integrar os departamentos num único “espaço” e a conferir-lhe todas as ferramentas necessárias para um bom desempenho de funções e para o rápido contacto com clientes, fornecedores e as outras áreas da empresa.

Precisão: Quando substitui o papel pela informatização está a reduzir o erro humano e a tornar o negócio mais ágil. Isto porque pode ter acesso a relatórios automáticos e a ferramentas de controlo financeiro, de análise, de compras, de faturação e a outras funcionalidades que vão conferir total precisão à informação que necessita.

Planeamento: O software de gestão cumpre a função de armazenar toda a informação que diz respeito à empresa, permitindo ao gestor acompanhar o desenvolvimento dos projetos, o desempenho das equipas e controlar a evolução do negócio.

Proteção: A implementação de um sistema de gestão garante a total proteção dos dados. A informação está mais segura do que em arquivo, já que o software de gestão funciona por permissões de utilização e é o gestor quem decide quem pode aceder à plataforma.

Drive FX é o meio para estar “em cima do acontecimento”

Ter recursos ao seu dispor a partir de qualquer lugar é essencial para poder controlar o seu negócio no atual panorama empresarial. Igualmente essencial é ter uma equipa de consultores especializados nas ferramentas de gestão para que tire a máxima rentabilidade do investimento realizado nesta área.

A PHC é especialista neste segmento e para dar resposta às necessidades dos seus clientes desenvolveu o Drive FX. Trata-se de uma ferramenta flexível, vocacionada para a ação. Ou seja, mesmo em férias, a partir do seu telemóvel ou tablet pode estar permanentemente disponível para os seus colaboradores.

Com esta solução pode acompanhar o negócio em tempo real e tomar decisões, assegurando assim que tudo se mantém operacional, mesmo quando está ausente. A partir de um dispositivo móvel pode controlar encomendas, stocks, compras, faturação ou a gestão da empresa.

Na Winsig encontra o melhor parceiro da PHC para a implementação de um software de gestão que seja totalmente adaptado à realidade da sua empresa.

Consulte-nos para conhecer a solução mais adequada para si.

Dora Loureiro – Winsig

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Como escolher o Software de Gestão adequado para a sua empresa?

Para escolher o software adequado para a sua empresa faça a si mesmo 4 questões fundamentais.

1. Porque preciso de um Software de Gestão?

Há gestores e empresários que têm dúvidas quanto à implementação de um software de gestão na sua área de negócio. Ou porque consideram que essa ferramenta não traz benefícios para a sua área de atividade, ou porque acham que é cara, ou simplesmente porque não confiam nas tecnologias.

Mas, a realidade é que, independentemente do tipo de negócio, da dimensão da empresa ou do produto / serviço que gere, o software de gestão vai otimizar o seu trabalho e a produtividade das suas equipas.

Realçamos cinco vantagens que vão convencer mesmo os mais céticos:

• Melhor gestão do tempo: A desmaterialização dos processos e automatização das operações libertam a sua equipa para outras tarefas
• Menor erro humano: O software de gestão minimiza as falhas humanas, já que calculadoras, lançamentos de faturas, preparação de relatórios e outras tarefas são automatizadas
• Menos custos: Atualmente, o software de gestão pode funcionar alojado na nuvem, o que traz uma poupança nas despesas com servidores e fornecedores
• Maior integração: Mesmo que os departamentos estejam fisicamente separados, com um software de gestão as várias áreas da sua empresa ficam integradas nesta plataforma, podendo facilmente comunicar e partilhar informação entre si
• Maior segurança: Os seus documentos, processos e outros dados estão mais seguros num software de gestão do que num arquivo tradicional. O sistema garante backups automáticos, que asseguram a atualização em tempo real e o armazenamento de toda a informação. Além disso, só os utilizadores autorizados terão acesso aos arquivos da plataforma

O que pode ser resolvido com um software de gestão?

O software de gestão é uma ferramenta que vai facilitar o desenvolvimento das atividades diárias da sua empresa. A automatização dos processos é a primeira mais-valia que este sistema inteligente aporta. Este é responsável pela resolução de uma série de problemas que condicionam o crescimento da atividade.

O software de gestão pode acabar com as dificuldades do dia-a-dia, nomeadamente:

• Comunicação: Dentro e fora da empresa. A integração de dados permite a comunicação em tempo real entre colaboradores, com fornecedores e com clientes, sem que haja necessariamente um contacto presencial
• Planeamento e flexibilidade: Pode gerir os seus processos à distância. Com a informatização de todos os dados torna-se mais fácil planear, controlar e organizar as várias áreas de negócio e os diferentes departamentos
• Portabilidade: Depender do computador da empresa é coisa do passado. O ritmo tecnológico e das transações comerciais evoluiu para o ponto em que é imprescindível estar sempre contactável. O software de gestão faz isso por si, pois pode funcionar em modo cloud para que todos possam aceder aos dados a partir de qualquer lugar
• Conhecimento: É a maior “arma” de qualquer empresário. Os papéis, os arquivos, folhas de cálculo e outros documentos representam normalmente uma dor de cabeça para o gestor, que tem que fazer um enorme exercício de organização para conseguir analisar o negócio. A digitalização e a integração de toda a informação numa única plataforma resolve esta questão. Com um clique tem acesso a tudo o que precisa para tomar uma decisão
• Ganhos em tempo e nos custos: Com os processos organizados e facilmente acessíveis, a equipa revela melhores índices de motivação e de produtividade. Poupa nas despesas com o papel e impressões, reduz o impacto ambiental da sua empresa, despende menos tempo em burocracias e concentra-se no desenvolvimento do seu negócio

Pergunte aos nossos especialistas qual o software de gestão que mais se adequa às suas necessidades.

2. A minha empresa está preparada para um Software de Gestão?

Antes de implementar um software de gestão terá que preparar a sua empresa e os seus colaboradores para esta nova rotina. É uma mudança que implica uma alteração profunda de procedimentos e dinâmicas. E é por isso que não deve fazê-lo sozinho. Uma equipa de consultoria especializada é uma peça importante neste processo, para que tudo decorra da forma mais eficiente e rápida possível.

As empresas de implementação do software de gestão vão planear a migração para o novo sistema, para que exista o mínimo impacto no funcionamento dos serviços e na produtividade.

O processo de preparação da sua empresa para esta viragem tecnológica decorre nas seguintes fases:

• Planeamento: Criação da equipa que vai trabalhar em conjunto com os consultores e definir as necessidades de cada departamento, objetivos e cronogramas. Nesta fase são identificados os problemas, as metas a alcançar com o software de gestão e o plano de trabalho
• Revisão: A composição e adaptação dos módulos à sua empresa são um passo importante para que o sistema final tenha os recursos necessários para melhorar o trabalho dos colaboradores e demais intervenientes. É nesta fase que se identificam lacunas e criam os parâmetros que tornam a ferramenta operacional
• Formação e Testes: Concluída a instalação do software de gestão é necessário formar os utilizadores, ensiná-los a usar a plataforma e testar com estes o seu funcionamento
• Avaliação: Terminada a implementação do programa, a equipa de consultores vai fazer uma auditoria para que avalie o novo sistema

Conheça toda a gama de soluções que temos para lhe apresentar. Esclareça todas as suas questões.

3. Como escolher o Software de Gestão?

Um software de gestão é sinónimo de retorno do investimento, desde que saiba escolher o sistema mais adequado para si e um fornecedor credível, com provas dadas neste negócio.

Quais os requisitos técnicos?

O software de gestão é o núcleo da sua empresa, a base de operações do negócio. Por isso, esta plataforma deverá ter um conjunto de requisitos técnicos que assegurem o bom desempenho das operações e evitem falhas que coloquem em causa o funcionamento do sistema.

Nomeamos quatro características que são essenciais:

• Robustez: Um sistema que abarca quantidades incontáveis de informação e dados deverá ter uma capacidade e um desempenho técnico de alto nível, para que as atividades do dia-a-dia empresarial não fiquem condicionadas
• Segurança: Os dados de qualquer entidade ou organização são confidenciais e, por isso, a preservação dos dados e da sua integridade é crucial, nomeadamente quando falamos de áreas como a financeira e a gestão de clientes
• Funcionalidade: Este sistema tem que apresentar capacidade para ser usado por múltiplos utilizadores, em simultâneo, e, por isso, para desempenhar várias tarefas administrativas e operacionais ao mesmo tempo
• Fiabilidade: O software de gestão é uma ferramenta de suporte à organização e à tomada de decisão, pelo que tem de garantir a fiabilidade dos dados e dos relatórios emitidos. O utilizador tem que sentir confiança nos resultados que obtém através deste sistema

Quais as características-chave do fornecedor?

Há três características que deve procurar no seu fornecedor do software de gestão:

• Credibilidade: Opte por parceiros certificados pelos fabricantes de software de gestão, cujo trabalho seja reconhecido ao nível da inovação e da adaptação à evolução do mercado
• Experiência: Um fornecedor especializado saberá ajudá-lo em qualquer altura, inclusivamente após a conclusão da implementação do sistema. Selecione uma empresa que tenha uma equipa com larga experiência neste setor, que seja qualificada e esteja sujeita a processos regulares de formação
• Liderança: Um fornecedor com estatuto de PME Excelência é um líder de mercado, capaz de desenvolver soluções direcionadas para nichos específicos e adaptadas ao cliente

Veja os casos de sucesso da Winsig e perceba como podemos ajudar a sua empresa a crescer.

4. Principais erros na escolha do Software de Gestão

Com um acompanhamento adequado por uma equipa especializada de consultores, será capaz de fazer a escolha acertada do software de gestão indicado para si. Quando contactar o fornecedor faça uma análise daquilo que pretende para evitar cair nos seguintes erros:

• Avaliação incorreta das suas necessidades
• Escolher o software de gestão sem conhecer os casos de sucesso (ou insucesso) em negócios semelhantes ao seu
• Optar por um sistema difícil de usar e que não se adequa às necessidades diárias do seu negócio
• Não avaliar pormenorizadamente o serviço prestado pelo fornecedor, nomeadamente se tem assistência técnica, durante e pós-implementação do software de gestão.

Quer se trate da implementação pela primeira vez ou de uma atualização do sistema de gestão, lembre-se que esta decisão representa um investimento a longo prazo.

Antes de dar este passo tão importante aconselhe-se com especialistas em Software de Gestão.

Dora Loureiro – Winsig

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O seu software de gestão está preparado para a era digital?

Há uma grande diferença entre a transformação do digital e a transformação pelo digital. Podem parecer expressões iguais, mas implicam caminhos diferentes. Na primeira, falamos de uma simples automatização de procedimentos para eliminar os consumos de papel. No segundo caso, o que terá frutos a médio e longo prazo, consiste na procura de eficiência na organização interna da empresa e respetiva conetividade entre os vários ativos.

As chamadas redes IoT (Internet das Coisas) estão relacionadas com o processo de disrupção do meio físico, ou seja, pensar e agir digital. A desmaterialização desafia o empresário para que crie uma estratégia para o seu ativo digital, que englobe a sua segurança, privacidade e regulação.

A transformação pelo digital implica um reforço da conetividade dos processos, bem como a implementação de software de gestão que aposte na escalabilidade e na identificação de novos produtos / serviços, com a intenção de melhorar a experiência do cliente final.

Software de gestão adaptado à conetividade

Se o seu software de gestão não tira partido da conetividade, então está obsoleto. A IDC estima que em 2025 existirão 80 mil milhões de dispositivos conectados, o que significa que essas ligações terão um propósito e há que tirar partido desta troca de dados, que é a componente mais importante da economia digital.

A evolução tecnológica desafia as organizações a inovarem a uma velocidade cada vez maior. Para cumprir esse desafio, a ajuda de empresas de consultoria é uma mais-valia para acompanhar o desenvolvimento de modelos de negócio que tirem partido do relacionamento com cliente e fornecedores. Essa eficiência é alcançada através de um software de gestão que promova a valorização do ecossistema.

Estudos apontam que, em 2019, mais de 75% das empresas que desenvolvem softwares de gestão melhorem os seus produtos, ao nível da segurança e controlo “by design“, assumindo-se como os principais parceiros da transformação digital do negócio. Até porque estas soluções vão contribuir para uma partilha de recursos, um fator determinante no sucesso de um negócio.

O investimento no software de gestão é portanto a melhor arma para enfrentar os desafios da transformação pelo digital. Consulte a Winsig para conhecer o nível de digitalização da sua empresa e compreender como pode melhorar esse serviço.

Dora Loureiro – Winsig

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Transformação digital chega aos departamentos de recursos humanos

Os colaboradores são a peça-chave do sucesso de uma empresa. Daí que o reconhecimento do seu trabalho e a aposta na sua motivação são essenciais para que estes se empenhem nas tarefas atribuídas e sintam que fazem parte dessa grande “família” que é a sua empresa. A evolução tecnológica privilegia cada vez mais o capital humano, explorando o potencial deste departamento que tem uma das missões mais importantes do negócio: gerir quem faz a ponte entre o seu produto / serviço e o cliente.

Contudo, estudos demonstram que, na maioria das organizações, os departamentos de recursos humanos não são devidamente reconhecidos e tendem a ficar excluídos do processo de digitalização.

Apesar de se notar uma tendência para a digitalização desta área, a visão empresarial limita-se a aliar a transformação digital à automatização de alguns procedimentos, com vista à eliminação do consumo de papel.

Transformação digital dos RH é um investimento com retorno

Este processo engloba muito mais premissas que a simples automatização. Implica o envolvimento de toda a equipa, o desenvolvimento de um projeto evolutivo, a implementação de um software de gestão adequado e uma visão transformadora da atual gestão dos recursos humanos. E isto deve ser um procedimento contínuo, que não se esgota numa única fase.

A digitalização permite estabelecer correlações e previsões futuras e aplicá-las a todo o processo, desde a definição do serviço ou produto até à escolha das ferramentas a usar. Para ter uma efetiva transformação digital é importante que procure o apoio de quem é especialista, ou seja, de empresas de consultoria e assessoria, que analisem as necessidades deste departamento e implementem um software de gestão adequado às necessidades.

WIN Escalas é uma ferramenta preciosa

A Winsig, parceira número 1 da PHC, desenvolveu um add-on que vai de encontro à transformação digital dos departamentos de recursos humanos. Criado para gestão de escalas de serviço, este possibilita de forma automática a geração de horários / turnos, a organização dos horários com folgas rotativas, a criação da escala para vários anos e até a automatização dos registos de ponto.

Entre as vantagens, o WIN Escalas permite atribuir uma matriz a diferentes clientes / postos, a alteração ou eliminação pontual do colaborador na escala de serviço, a fácil visualização dos horários por parte do cliente, entre outras.

Peça à Winsig uma análise do seu caso.

Dora Loureiro – Winsig

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PHC CS V21 tem solução de contabilidade para o mercado externo

Perante negócios cada vez mais globais, o software PHC está a apostar cada vez mais na mobilidade e produtividade das equipas. Daí que a sua versão PHC CS 21 se destaque, pois está adaptada a diferentes mercados. A nova versão está operacional em vários países e permite-lhe gerir o seu negócio a partir de qualquer lugar e dispositivo.

Esta versão apresenta uma solução de contabilidade mais rápida, dinâmica e que se adapta não só às necessidades de cada empresário, como também à realidade do país, oferecendo uma melhor integração com os sistemas legais e fiscais.

Está interessado? Quer saber mais sobre este software PHC? Conte com a nossa ajuda! Ligue-nos para o 218 299 150.

Versão 21 do PHC CS promove os resultados da empresa

A solução de contabilidade foi bastante melhorada ao nível da mobilidade para que as equipas consigam comunicar de forma mais eficiente e assim concluir mais rapidamente os processos. Como pode ser sincronizada com o Microsoft Outlook, a ferramenta disponibiliza mais opções de registo de informações, de documentos e de produtos / artigos, tem novos menus, funções de pesquisa melhoradas e foi concebida para centralizar todas as operações numa única plataforma.

Se tiver dúvidas sobre o PHC CS 21, pode sempre falar connosco. Estamos prontos para esclarecer qualquer questão.

Solução de contabilidade mais colaborativa

A nova versão do software PHC CS é ainda mais colaborativa e promete tirar partido das qualidades de cada colaborador, que passa a ter mais tempo para o que realmente importante: satisfazer e antever as necessidades dos atuais e potenciais clientes. Além disso, como a solução de contabilidade está enquadrada na realidade fiscal e administrativa do país onde a empresa se encontra, a gestão dos processos contabilísticos fica facilitada.

Com o PHC CS 21, o empresário pode investir de forma efetiva na área de e-commerce, já que a nova versão permite aos utilizadores associar artigos, gerir o stock à distância, controlar todas as movimentações operacionais, como os custos, os preços e as vendas, e introduzir novos métodos de pagamento.

Ao escolher a Winsig, parceiro credenciado da PHC, tem a garantia de que terá o software mais abrangente e desenvolvida à sua medida. Envie-nos um E-mail para marketing@winsig.pt.

Dora Loureiro – Winsig

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