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Gestão de frotas garante segurança rodoviária

O papel da comunicação e das tecnologias na gestão de frotas mudou bastante e há muito que deixou de se limitar a transmissões de dados em satélites ou telefones instalados no veículo. Hoje, as novas tecnologias entraram nas transportadoras e empresas deste segmento e quem recorre a softwares especializados reconhece que o negócio sofreu uma revolução positiva. Isto é, atualmente, com as plataformas de gestão de frotas e mercadorias, os motoristas conseguem estar em contacto com a empresa, os clientes e restantes colegas. Tudo em tempo real e com atualização automática, independentemente da localização dos colaboradores.

Sistemas inteligentes de gestão de frotas garantem maior segurança

O sistema de gestão de frotas da PHC assegura em tempo real a monitorização dos custos das viaturas e respetiva manutenção. Aliás, este software permite conhecer as necessidades de reparação de cada veículo e garantir uma eficaz manutenção. Com a frota operacional e sem problemas é possível evitar muitos problemas na estrada e reduzir o número de avarias. O que equivale a uma maior segurança para os motoristas e a uma garantia de que as entregas decorrem no prazo definido.

É sem dúvida uma das melhores formas de otimização da gestão das necessidades de manutenção e respetivos custos. Com um bom software de gestão de frotas verifica-se que a rentabilidade de uma transportadora aumenta largamente. O PHC é a melhor ferramenta para a organização de todas as viaturas e controlo dos custos que a empresa tem com cada uma, sem se desviar dos orçamentos pré-definidos.

Os seus módulos são desenvolvidos de forma a adaptarem-se às especificidades deste negócio, nomeadamente através da inclusão de ferramentas de controlo e gestão dos utilizadores da frota e respetivos orçamentos.

PHC tem módulos adaptados às transportadoras

O PHC tem a vantagem de ser composto por módulos adicionais, que permitem ao empresário ter uma visão de todas as áreas estruturais da empresa e assim alcançar um melhor controlo sobre toda a atividade. Como consequência de uma boa gestão de frotas, equipas e processos, verifica-se uma melhoria na organização do trabalho dos colaboradores e no transporte das mercadorias (ou passageiros). Havendo maior qualidade existe um aumento da segurança, não só na estrada, mas também nas decisões dos gestores.

É definitivamente uma escolha que confere uma maior estabilidade a um negócio que está constantemente dependente de fatores variáveis, como veículos, cargas e itinerários. As tecnologias de comunicação e informação possibilitaram a criação de uma base de informação intermodal.

Softwares de gestão de frotas como o PHC contribuem para uma melhoria das operações, economizando custos com manutenção e combustíveis e tornando o negócio mais eficiente. Existem empresas parceiras da PHC que fornecem um serviço especializado e acompanhamento técnico.

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TOC aconselha programas de contabilidade certificados

Empresários com contabilidade organizada não prescindem (nem podem) de um Técnico Oficial de Contas (TOC). Este profissional é responsável pela gestão de toda a área contabilista e financeira de uma empresa e, por isso, tem que estar equipado com as ferramentas e software adequados à atividade.

A maioria das pessoas desconhece que há legislação que define quais os programas de contabilidade certificados. Quem tem um TOC poderá pedir aconselhamento sobre o melhor software na hora de implementar o sistema. Negócios com menor dimensão continuam a necessitar de cumprir estes requisitos e, caso não tenham um TOC, podem consultar empresas especializadas em instalação e acompanhamento de programas de contabilidade, que sejam parceiros certificados pelas marcas oficiais.

Por exemplo, empresários cuja atividade implica faturação devem ter equipamentos que preencham os requisitos da portaria nº 22-A/2012, que estabelece todas as regras para programas de contabilidade e faturação que emitem talões, bem como aqueles que imprimem documentos para apresentar a clientes como comprovativo da entrega de bens ou prestação de serviços.

Uso de software de contabilidade certificado é obrigatório

Convém não esquecer que esta imposição se aplica apenas a empresários que têm que usar sistemas de faturação certificados pela Autoridade Tributária. Esta obrigação aplica-se a todos os sujeitos passivos de IRC e IRS, cuja atividade implica emissão de talões de venda. Mesmo quem não está abrangido pelas regras da referida portaria, deve conferir nas faturas de aquisição de bens ou serviços se constam a expressão “processado por programa certificado nº.”.

Portanto, naturalmente cabe ao Técnico Oficial de Contas informar o empresário das novas obrigações e ajudá-lo a escolher um programa de contabilidade e de faturação certificado. Quando há a possibilidade de usar software não certificado, o TOC deverá verificar se cumpre os atuais requisitos. Em qualquer um dos casos, contactar uma empresa especializada em programas de contabilidade será uma mais-valia, já que é feita uma análise das necessidades e de novas formas de tornar a gestão financeira mais eficiente.

TOC tem a responsabilidade de indicar o software de gestão mais adequado

O TOC é quem melhor conhece as necessidades de gestão contabilística, legal e fiscal e tem obrigação de adequar de forma sustentada o dia-a-dia da empresa às suas obrigações legais e fiscais. Ao avaliar as necessidades de programas de contabilidade e gestão em geral, o Técnico Oficial de Contas ou contabilista pode sugerir a aquisição de um software mais completo, aproveitando para automatizar a atividade do cliente, de forma a que a inserção de dados e gestão de processos seja mais simples e eficaz.

Com a automatização da contabilidade, o TOC ou colaborador responsável pela área contabilística e de gestão terá mais tempo para avaliar novas formas de rentabilizar o negócio e assessorar o gestor na tomada de decisões.

Com a instalação de um software de contabilidade, faturação ou gestão de qualidade, a empresa terá maior produtividade e verá o retorno do investimento em pouco tempo. Isto porque verifica-se um melhor fluxo da informação, uma rentabilização dos stocks e dados detalhados sobre vendas, custos, despesas, etc. Esta noção global permite ao empresário ter uma visão estratégica sobre o seu negócio.

Aproveite a aquisição de software certificado para investir em programas de contabilidade e gestão alargado, que tornem os processos de uma empresa mais eficientes e rentáveis.

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