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INDUMA aumenta produtividade com software de faturação

Com uma solução modular, a INDUMA alcançou melhores resultados ao nível da gestão dos processos e da faturação. A implementação do software de faturação PHC Enterprise trouxe bons resultados para a empresa, que se prepara para investir nesta solução para a unidade de Moçambique.

Desafio

Com um software de faturação implementado há mais de uma década e um negócio a crescer em pleno, a INDUMA deparou-se com um dilema: continuar com a solução de sempre e investir demasiado para contornar as suas limitações ou optar por um produto de raiz, modular, dinâmico, que acompanha a evolução da empresa.

A escolha recaiu na última hipótese, uma vez que o serviço Pós-venda registou um crescimento considerável que obrigava a um controlo eficaz do armazém de peças de reposição. Além disso, o software de faturação que a empresa tinha até então era obsoleto em vários sentidos, pois não permitia a partilha de informação entre os seus utilizadores, nem a gestão imediata dos processos em curso, pelo que não existia um controlo efetivo dos processos de faturação, inventário e gestão documental.

Assim, a INDUMA partiu à procura de um parceiro capaz de desenvolver um programa que oferecesse uma solução base, totalmente feita à medida do representante de marcas de equipamentos industriais e das suas necessidades atuais, mas igualmente capaz de ser adaptado a futuros desenvolvimentos.

Por outro lado, o desafio lançado à empresa que viria a tornar-se parceira da INDUMA neste processo consistia em instalar um novo sistema, que valorizasse a componente da assistência técnica, fosse capaz de migrar a base de dados existente e os clientes ativos para uma nova solução. Tudo isto sem colocar em causa o normal funcionamento da empresa, nomeadamente as ações de faturação e fornecimentos.

A Solução

Para desempenhar os novos desafios da INDUMA e garantir uma migração de todos os dados do antigo software sem interrupções de funcionamento, optou-se por uma solução PHC. Este ERP, para além de ser um software de faturação tem uma série de vantagens para empresas em crescimento, com particular enfoque para o facto de ser evolutivo e adaptável às necessidades do negócio e dos seus utilizadores.

No caso da INDUMA, foram implementados os módulos de Controlo Documental, Pessoal, Frota, Contabilidade, Imobilizado, Gestão, Qualidade, Logística, Equipamentos, Suporte, XL e Servidor. A gama PHC Enterprise foi a solução que mais agradou à empresa, pois é a mais completa e integrada para gerir os processos de quase 500 clientes ativos. É ainda o software de faturação que melhor satisfaz as necessidades de médias e grandes empresas que necessitam de ferramentas fáceis de utilizar e que favoreçam a análise de informação.

Na opinião de João Abrantes, engenheiro da INDUMA, «especificamente esta solução permite um melhor controlo dos processos de consulta/venda/pós-venda, um seguimento mais próximo da realidade do cliente da INDUMA, um melhor controlo de inventário e poupanças a nível de despesas com serviços de suporte, como por exemplo Contabilidade. A implementação do módulo Contabilidade e do módulo Imobilizado permitiu poupanças em termos de custos com empresas externas de cerca de 60%. Além disso, o PHC Enterprise originou um acesso mais rápido a informação de gestão, com possibilidade de tomada mais rápida de decisão».

João Abrantes acrescenta que, em termos práticos, houve um aumento de produtividade de cerca de 63% com a implementação da solução atual, um aumento de faturação/colaborador de cerca de 30% e, menos mensurável, um aumento na confiança na gestão de processos.

Os Resultados

O ERP PHC Enterprise trouxe um notório aumento de produtividade, de cerca de 63%, o que conduziu a um acréscimo de faturação, na ordem dos 30%. Já falando de falhas e perdas (stock e erros de faturação) houve um recuo de 45%. Números que falam por si! A Winsig tem sido responsável pela implementação de vários módulos, tendo herdado o processo que começou a ser delineado com uma outra empresa.

Atualmente, este software de faturação é utilizado por 10 colaboradores, com restrições que foram desenhadas ao longo da sua instalação. Apenas dois utilizadores têm acesso privilegiado a toda a informação.

O parceiro Winsig, que acompanha o cliente há quase quatro anos, tem assumido a missão de prestar formação aos colaboradores, assistência técnica e adaptação do software de faturação às novas necessidades da INDUMA.

A instalação do PHC Enterprise permitiu à INDUMA gerir os seus processos de forma integrada com o Outlook e o Excel, dando assim resposta mais rápida às solicitações dos clientes. Os resultados são tão animadores que a INDUMA, que se encontra em fase de internacionalização, prepara-se para implementar a solução PHC na unidade de Moçambique, recentemente criada, em conjunto com a Winsig.

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