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Como escolher o Software de Gestão adequado para a sua empresa?

Para escolher o software adequado para a sua empresa faça a si mesmo 4 questões fundamentais:

1. Porque preciso de um Software de Gestão?

Há gestores e empresários que têm dúvidas quanto à implementação de um Software de Gestão na sua área de negócio. Ou porque consideram que essa ferramenta não traz benefícios para a sua área de atividade, ou porque acham que é cara, ou simplesmente porque não confiam nas tecnologias.

Mas, a realidade é que, independentemente do tipo de negócio, da dimensão da empresa ou do produto/serviço que gere, o Software de Gestão vai otimizar o seu trabalho e a produtividade das suas equipas.

Realçamos cinco vantagens que vão convencer mesmo os mais céticos.

  1. Melhor gestão do tempo – A desmaterialização dos processos e automatização das operações libertam a sua equipa para outras tarefas.
  2. Menor erro humano – O Software de Gestão minimiza as falhas humanas, já que calculadoras, lançamentos de faturas, preparação de relatórios e outras tarefas são automatizadas.
  3. Menos custos – Atualmente, o Software de Gestão pode funcionar alojado na nuvem, o que traz uma poupança nas despesas com servidores e fornecedores.
  4. Maior integração – Mesmo que os departamentos estejam fisicamente separados, com um Software de Gestão as várias áreas da sua empresa ficam integradas nesta plataforma, podendo facilmente comunicar e partilhar informação entre si.
  5. Maior segurança – Os seus documentos, processos e outros dados estão mais seguros num Software de Gestão do que num arquivo tradicional. O sistema garante backups automáticos, que asseguram a atualização em tempo real e o armazenamento de toda a informação. Além disso, só os utilizadores autorizados terão acesso aos arquivos da plataforma.

 

O que pode ser resolvido com um Software de Gestão?

O Software de Gestão é uma ferramenta que vai facilitar o desenvolvimento das atividades diárias da sua empresa. A automatização dos processos é a primeira mais-valia que este sistema inteligente aporta. Este é responsável pela resolução de uma série de problemas que condicionam o crescimento da atividade.

O Software de Gestão pode acabar com as dificuldades do dia-a-dia, nomeadamente:

  1. Comunicação: Dentro e fora da empresa. A integração de dados permite a comunicação em tempo real entre colaboradores, com fornecedores e com clientes, sem que haja necessariamente um contacto presencial.
  2. Planeamento e flexibilidade: Pode gerir os seus processos à distância. Com a informatização de todos os dados torna-se mais fácil planear, controlar e organizar as várias áreas de negócio e os diferentes departamentos.
  3. Portabilidade: Depender do computador da empresa é coisa do passado. O ritmo tecnológico e das transações comerciais evoluiu para o ponto em que é imprescindível estar sempre contactável. O Software de Gestão faz isso por si, pois pode funcionar em modo cloud para que todos possam aceder aos dados a partir de qualquer lugar.
  4. Conhecimento: É a maior “arma” de qualquer empresário. Os papéis, os arquivos, folhas de cálculo e outros documentos representam normalmente uma dor de cabeça para o gestor, que tem que fazer um enorme exercício de organização para conseguir analisar o negócio. A digitalização e a integração de toda a informação numa única plataforma resolve esta questão. Com um clique tem acesso a tudo o que precisa para tomar uma decisão.
  5. Ganhos em tempo e nos custos: Com os processos organizados e facilmente acessíveis, a equipa revela melhores índices de motivação e de produtividade. Poupa nas despesas com o papel e impressões, reduz o impacto ambiental da sua empresa, despende menos tempo em burocracias e concentra-se no desenvolvimento do seu negócio.

 

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2. A minha empresa está preparada para um Software de Gestão?

Antes de implementar um Software de Gestão terá que preparar a sua empresa e os seus colaboradores para esta nova rotina. É uma mudança que implica uma alteração profunda de procedimentos e dinâmicas. E é por isso que não deve fazê-lo sozinho. Uma equipa de consultoria especializada é uma peça importante neste processo, para que tudo decorra da forma mais eficiente e rápida possível.

As empresas de implementação do Software de Gestão vão planear a migração para o novo sistema, para que exista o mínimo impacto no funcionamento dos serviços e na produtividade.

O processo de preparação da sua empresa para esta viragem tecnológica decorre nas seguintes fases:

  1. Planeamento: Criação da equipa que vai trabalhar em conjunto com os consultores e definir as necessidades de cada departamento, objetivos e cronogramas. Nesta fase são identificados os problemas, as metas a alcançar com o Software de Gestão e o plano de trabalho.
  2. Revisão: A composição e adaptação dos módulos à sua empresa são um passo importante para que o sistema final tenha os recursos necessários para melhorar o trabalho dos colaboradores e demais intervenientes. É nesta fase que se identificam lacunas e criam os parâmetros que tornam a ferramenta operacional.
  3. Formação e Testes: Concluída a instalação do Software de Gestão é necessário formar os utilizadores, ensiná-los a usar a plataforma e testar com estes o seu funcionamento.
  4. Avaliação: Terminada a implementação do programa, a equipa de consultores vai fazer uma auditoria para que avalie o novo sistema.

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3. Como escolher o Software de Gestão?

Um Software de Gestão é sinónimo de retorno do investimento, desde que saiba escolher o sistema mais adequado para si e um fornecedor credível, com provas dadas neste negócio.

 

Quais os requisitos técnicos?

O Software de Gestão é o núcleo da sua empresa, a base de operações do negócio. Por isso, esta plataforma deverá ter um conjunto de requisitos técnicos que assegurem o bom desempenho das operações e evitem falhas que coloquem em causa o funcionamento do sistema.

Nomeamos quatro características que são essenciais:

  1. Robustez: Um sistema que abarca quantidades incontáveis de informação e dados deverá ter uma capacidade e um desempenho técnico de alto nível, para que as atividades do dia-a-dia empresarial não fiquem condicionadas.
  2. Segurança: Os dados de qualquer entidade ou organização são confidenciais e, por isso, a preservação dos dados e da sua integridade é crucial, nomeadamente quando falamos de áreas como a financeira e a gestão de clientes.
  3. Funcionalidade: Este sistema tem que apresentar capacidade para ser usado por múltiplos utilizadores, em simultâneo, e, por isso, para desempenhar várias tarefas administrativas e operacionais ao mesmo tempo.
  4. Fiabilidade: O Software de Gestão é uma ferramenta de suporte à organização e à tomada de decisão, pelo que tem de garantir a fiabilidade dos dados e dos relatórios emitidos. O utilizador tem que sentir confiança nos resultados que obtém através deste sistema.

 

Quais as características-chave do fornecedor?

Há três características que deve procurar no seu fornecedor do Software de Gestão:

  1. Credibilidade: Opte por parceiros certificados pelos fabricantes de Software de Gestão, cujo trabalho seja reconhecido ao nível da inovação e da adaptação à evolução do mercado;
  2. Experiência: Um fornecedor especializado saberá ajudá-lo em qualquer altura, inclusivamente após a conclusão da implementação do sistema. Selecione uma empresa que tenha uma equipa com larga experiência neste setor, que seja qualificada e esteja sujeita a processos regulares de formação;
  3. Liderança: Um fornecedor com estatuto de PME Excelência é um líder de mercado, capaz de desenvolver soluções direcionadas para nichos específicos e adaptadas ao cliente.

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4. Principais erros na escolha do Software de Gestão

Com um acompanhamento adequado por uma equipa especializada de consultores, será capaz de fazer a escolha acertada do Software de Gestão indicado para si. Quando contactar o fornecedor faça uma análise daquilo que pretende para evitar cair nos seguintes erros:

  1. Avaliação incorreta das suas necessidades;
  2. Escolher o Software de Gestão sem conhecer os casos de sucesso (ou insucesso) em negócios semelhantes ao seu;
  3. Optar por um sistema difícil de usar e que não se adequa às necessidades diárias do seu negócio;
  4. Não avaliar pormenorizadamente o serviço prestado pelo fornecedor, nomeadamente se tem assistência técnica, durante e pós-implementação do Software de Gestão.

Quer se trate da implementação pela primeira vez ou de uma atualização do sistema de gestão, lembre-se que esta decisão representa um investimento a longo prazo.

 

Antes de dar este passo tão importante aconselhe-se com especialistas em Software de Gestão.

Dora Loureiro – Winsig

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