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RGPD Simplificado. O que fazer.

Essencialmente o RGPD traduz-se num conjunto de medidas que têm como objetivo aumentar a transparência na utilização dos dados pessoais. Aumentam também os direitos dos utilizadores relativamente à forma como os seus dados são tratados e armazenados. Esses direitos são estendidos a todos os cidadãos da UE independentemente da localização das empresas que armazenem ou tratem esses dados. Esses direitos distribuem-se da seguinte forma:

• Consentimento
• Consulta
• Esquecimento
• Portabilidade
• Oposição
• Controlo de acessos
• Registo de tratamentos
• Comunicação obrigatória de roubo de dados

O primeiro passo a tomar é identificar o que são dados pessoais e onde estão presentes no PHC:

• Este dados referem-se apenas a utilizadores particulares, não se aplicam a empresas – Exemplo : e-mail, nº telemóvel, nºcontribuinte – tipicamente será este tipo de informação que uma PME tem sobre os seus clientes ou contactos particulares.
• Esta informação estará presente sobretudo nos módulos de Gestão, CRM, Suporte, POS e Pessoal.

O passo seguinte é identificar qual o trabalho a executar para a empresa estar em condições de responder aos novos direitos que entram em vigor a 25 de Maio de 2018. Apesar de ter assistido a vários seminários que começam logo com o tema das multas – o texto original da UE tem uma abordagem mais educativa do que repressiva. Se olharmos para a dimensão máxima das multas – 20 M € ou 4% da faturação rapidamente percebemos que o objetivo é permitir sancionar grande empresas como a Facebook, Google, Amazon e similares que, com multas “normais” não seriam minimamente afetadas.

Dito isto devem as PMEs olhar para esta legislação como uma oportunidade para validar dados pessoais que têm nos seus sistemas e fazer deles uma fonte de informação útil para a organização, mantendo sempre um dever de confidencialidade, respeito e zelo no tratamento dessa informação.

A PHC irá lançar um novo módulo no início de maio com o objetivo de automatizar o tratamento das informações exigido pelo RGPD. Este módulo estará disponível na nova versão 23 do PHC CS.

Nuno Archer, CEO da Winsig

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Assegure-se de que cumpre o RGPD com um software PHC!

Se a sua empresa lida com o tratamento de informações pessoais de terceiros, de forma direta ou indireta, a nova lei de proteção de dados vai obrigar a realizar algumas mudanças internas.

O RGPD – Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – entra em vigor a 25 de Maio, com novas diretrizes que exigem mais por parte das empresas na gestão de dados pessoais. Mas pode manter a calma, estamos a falar de mudanças atingíveis!

Com o novo regulamento, passa a existir a obrigação de maior clareza na informação aos clientes e relativamente à forma como os seus dados são tratados e com que objetivo, pelo que se torna imperativo garantir que o software que processa os dados da sua empresa esteja em conformidade com estas novas regras. O software PHC apoia as empresas no cumprimento das novas diretrizes europeias, de forma a evitar penalizações e melhorar a taxa de conformidade com as normas.

Com software PHC torna-se mais simples e eficaz a adaptação às novas diretrizes, porque também respeita um dos principais pilares do RGPD, o privacy by design.

Quais as empresas e áreas do negócio mais afetadas com o RGDP?

Não só as empresas cuja atividade depende diretamente do tratamento de dados privados são afetadas, como as empresas de comunicação, recrutamento, ou outras relacionadas com os medias digitais.

Hoje em dia, todas as organizações recolhem, tratam e armazenam informações pessoais dos utilizadores ou clientes, vitais ao crescimento de qualquer negócio. É importante perceber que os processos internos da empresa vão ser julgados com a entrada em vigor deste novo regulamento.

Empresas que lidem com dados sensíveis, como na área da saúde ou seguradoras, bem como departamentos de recursos humanos, comunicação e marketing, ou outras áreas de negócio, devem ser o foco da mudança.

Saiba em processos deverá concentrar os esforços para a mudança!

Esta é uma questão que implica uma auditoria aos procedimentos internos atuais de tratamento e segurança dos dados. As mudanças relacionadas com o direito das pessoas singulares devem ser avaliadas em todos os departamentos, procurando áreas da empresa que envolvam informações relacionadas com os seguintes direitos:
• Direito a ser esquecido
• Direito a transferência dos dados para outra organização
• Direito de oposição ao tratamento de dados
• Direito de retificação ou eliminação dos dados

À luz das novas obrigações, as empresas devem ser capazes de responder rapidamente a qualquer solicitação deste género e, para isso, os softwares PHC CS automatizaram os seus processos para vários departamentos da empresa, permitindo responder de forma rápida a estes pedidos, tornando a transição mais simples e económica!

O software PHC CS está ao serviço da sua empresa!

O software PHC CS apresenta um conjunto de ferramentas capazes de garantir o controlo dos processos de tratamento de dados, em qualquer área e departamento da empresa.

Entre os pontos obrigatórios no novo regulamento, o software PHC CS permite apoiar todas as operações relacionadas com as seguintes obrigações:
• Informação aos titulares dos dados
• Consentimento dos titulares dos dados
• Exercício dos direitos dos titulares dos dados
• Tratamento de dados sensíveis
• Notificações de violação de segurança
• Registo de atividades relacionadas com o tratamento de dados
• Encarregado de proteção de dados

A divulgação de políticas de privacidade, solicitação de consentimento informado, segurança dos dados, entre outras exigências do novo RGPD, passam a ser procedimentos obrigatórios que devem ser apresentados de forma clara e transparente aos clientes.

Com o software PHC garante uma elevada taxa de conformidade nos processos da sua empresa, à luz destas novas obrigações. Para além disso, esta forma de trabalhar representa uma clara vantagem competitiva relativamente a outros negócios que não tenham implementado nas suas práticas um software de gestão, sendo que as últimas terão mais dificuldade em cumprir com as exigências do novo RGDP.

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Excelência no atendimento ao cliente é com o SIG Suporte!

Disponibilizar ao cliente os melhores produtos ou serviços no momento da compra pode ser o elemento diferenciador da sua empresa, para além de que gera a fidelização dos consumidores. Igualmente importante é assegurar uma assistência de excelência após a compra.

Neste sentido, o serviço ao cliente mediante o SIG Suporte, alia os serviços prestados pela Winsig ao software PHC, permitindo alcançar:

• Otimização do tempo dos técnicos
• Aumento da eficácia no serviço ao cliente e, consequentemente, a sua qualidade

O software SIG Suporte Técnico apoia no desenvolvimento de um atendimento de qualidade, ao disponibilizar um suporte pós-vendas de excelência e permitindo a agilização de todas as operações de suporte.

Nunca se esqueça que estas características são capazes de acelerar negócios, minimizando o tempo de atendimento e resolução de todas as situações que possam surgir.

Sabe como pode aumentar a qualidade do seu atendimento?

Conheça as vantagens do software SIG Suporte
A satisfação dos clientes, sua retenção e geração de novos negócios está mais perto.

Com o SIG Suporte, através da automatização dos processos e da rapidez de resposta às solicitações dos clientes, vai conseguir gerir de forma mais eficaz os recursos da empresa e assegurar um serviço de atendimento ou apoio ao cliente mais eficiente.

Entre as principais funcionalidades do software SIG Suporte, damos destaque a:

• Gestão completa do departamento técnico ou de assistência
• Flexibilidade de acesso
• Gestão de stocks e logística
• Gestão de contratos dos clientes (preço por cliente, preço por contrato, etc.)
• Gestão de manutenções periódicas
• Controlo total dos custos e faturação, desde a gestão operacional até à contabilidade
• Agenda técnica
• Excelência nos serviços de atendimento através da integração com o SGQ e Gestão documental

Descubra as aplicações e módulos do Software SIG Suporte
As necessidades de uma empresa variam consoante o seu tipo de negócio, as suas equipas, exigências, solicitações, clientes, gestão da logística e serviços financeiros, etc. Atendendo às características de cada empresa, também os softwares devem ser flexíveis e capazes de se adaptar ao seu ADN.

Por esta razão, o Software SIG Suporte compreende um conjunto de soluções personalizáveis – os módulos PHC – que respondem às exigências e particularidades de cada negócio.

Módulos SIG Suporte adaptados a todas as exigências empresariais

Qual o módulo que melhor se adapta às necessidades do seu negócio?
Quer ter o controlo total da assistência técnica da sua empresa?

Para esta necessidade, o módulo PHC Suporte CS permite que tenha um serviço pós-venda simples, completo e fácil de gerir:
• Controle toda a atividade de suporte ao público
• Analise o desempenho e performance da área técnica

Gerir remotamente o serviço de Suporte seria uma grande vantagem?
O módulo PHC Suporte Interno é a solução para o seu negócio! Constitui-se como uma solução que permite controlar e executar remotamente o serviço de assistência técnica, garantindo a satisfação dos clientes através da agilização de processos, tempos de resposta e soluções aos problemas dos clientes.

A prestação de apoio técnico aos clientes via internet também é uma necessidade?
A interação com os clientes através da internet é alcançada mediante a integração do módulo PHC Suporte Externo. A acessibilidade deste meio online permite uma maior rapidez de resposta com utilização de menos recursos. Num mundo digital, a resposta em tempo útil é altamente valorizada pelos clientes.

A gestão visual é muito importante na administração do seu negócio?
O módulo PHC Dashboard CS traduz-se numa nova forma de visualização da gestão de diferentes áreas funcionais da empresa e orientação aos resultados.

A longevidade na relação com os clientes é um aspecto que não deve ser ignorado, sobretudo num espaço empresarial competitivo, como se vive atualmente.

Uma empresa que tenha implementado um sistema de assistência técnica de qualidade, como o SIG Suporte, apresenta um elemento diferenciador que se traduz na retenção dos cliente, geração e crescimento de mais negócios.

Conheça ao detalhe o SIG Suporte e comece hoje mesmo a criar um serviço de atendimento de excelência.

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Conheça o papel dos softwares de gestão no RGPD

A nova realidade digital mudou a forma como os dados pessoais Europeus circulam à escala mundial. O aumento do volume de informação tratada e a crescente digitalização permitiu, nalguns casos, a utilização danosa e fuga de dados privados.

Com a entrada em vigor do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), as empresas e organizações que já incluíram nos seus processos internos softwares de gestão, beneficiam de uma vantagem competitiva.

Estas organizações estão mais perto de respeitar as conformidades impostas pela RGPD, em matéria de simplificação, organização e segurança no manuseamento de dados privados, bem como numa estratégia de comunicação mais clara e transparente com os clientes.

À parte das mudanças exigidas, as novas diretrizes da RGPD, que entram em vigor a 25 de maio de 2018, representam um renovado pacto de confiança com os consumidores, que passam a ter mais direitos sobre os seus dados.

O papel dos softwares de gestão e as novas obrigações legais

Entre outros direitos, os consumidores passam a poder exigir a uma empresa que deixe de ter acesso aos seus dados pessoais. Para além disto, podem também solicitar a transferência das suas informações pessoais para novos prestadores de serviços, caso decidam terminar o vínculo com essa companhia.

Indo ao encontro destas novas obrigações, os softwares de gestão permitem simplificar a conformidade com as novas regras, na medida em que realizam de forma ágil e automatizada, os seguintes processos, previstos na nova regulamentação:

1) Garantia de consentimento explícito para os dados recolhidos: Os sistemas de software permitem saber qual a informação abrangida para cada consentimento.

2) Agilização do direito ao acesso, esquecimento e retificação de dados: Esta é outra vantagem dos softwares de gestão que permite aos utilizadores terem acesso às suas informações que estão a ser tratadas pela empresa e escolher que dados quer manter do seu lado ou eliminar.

3) Prestação de informações aos titulares dos dados: Permite fazer a gestão de subscrições.

4) Portabilidade e transmissão de dados: Funcionalidades como a identificação rápida de registos de uma pessoa, possibilidade de agrupamento dos registos de um cliente e definição das ações a executar, estão disponíveis nos softwares de gestão, acelerando os procedimentos.Estas funcionalidades são importantes caso uma pessoa queira ter acesso aos dados que a empresa tem sobre si, pretenda retificar informações, ou mesmo fazer a transmissão dos seus dados para outra empresa. Direitos incluídos na nova RGPD.

5) Criação de níveis de permissão: Possibilidade de criação de níveis diferenciados consoante os colaboradores. Desta forma, existe a garantia do cumprimento das obrigações e centralização das informações, sobretudo no que concerne ao tratamento de dados sensíveis.

6) Rastreamento dos dados e identificação de situações de incumprimento: Desta forma, as empresas podem estar mais descansadas no que respeita ao cumprimento das novas normas.

Na ausência de um software de gestão e meios automatizados para o processamento de dados, a realização destes procedimentos seria realizada de forma manual, consumindo recursos e abrindo espaço a equívocos.

A nova lei impõe igualmente a necessidade da criação da figura de encarregado de proteção de dados, responsável pela monitorização de forma efetiva da gestão dos dados. Também esta atividade é facilitada mediante a utilização de um software de gestão.

Tenha um maior controlo sobre os dados dos seus clientes através da implementação de um software de gestão.

Compreender a nova RGDP

A nova lei de proteção de dados: vantagens e oportunidades para empresas:
Este novo quadro legislativo vem fazer face à preocupação crescente dos cidadãos relativamente à utilização e tratamento dos seus dados, mas representa também uma oportunidade para empresas e organizações.

Vantagens:
Passa a existir uma simplificação de formalidades, obrigatoriedade de conformidade com apenas uma lei, bem como a existência de um interlocutor único à escala europeia.

Principais objetivos:
Existem 3 objetivos que norteiam a nova lei:
1) Reforço dos direitos das pessoas
2) Supervisão dos agentes que processam dados
3) Regulação do processamento de dados pelas empresas

A quem se aplica a nova lei?
Todos os atores económicos e sociais que procedam à recolha, tratamento e armazenamento de dados de carácter privado de cidadãos europeus.

O que se entende por tratamento de dados?
O tratamento de dados diz respeito a todos os processos que envolvam a recolha, registo, armazenamento, pesquisa, transmissão, cancelamento ou eliminação de dados privados, geridos por pessoas coletivas, que digam respeito a pessoas singulares.

Incumprimento e sanções:
As organizações que falhem no objetivo de proteção de dados dos seus clientes, incorrem no numa multa que pode chegar aos 20 milhões de euros, ou 4% da faturação global da empresa.
A implementação de um software empresarial simplifica a organização e gestão dos dados de forma transversal, abrangendo todos os departamentos da empresa e facilitando a conformidade com o novo regulamento, evitando situações de incumprimento.
Nesta matéria, os softwares de gestão facilitam o acesso às informações sobre clientes e tornam a comunicação externa mais transparente, acelerando a transição dos processos da empresa, de acordo com as novas diretrizes.

O software de gestão PHC CS ajuda-no a cumprir as novas obrigações da lei de proteção de dados.

Conheça a nova solução PHC CS!

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O papel do software de gestão no crescimento dos negócios

A conversão dos processos corporativos para o ambiente digital é atualmente uma realidade no panorama empresarial e trouxe consigo o potencial para revolucionar os negócios.

Com este cenário, o software PHC revela-se uma ferramenta essencial na otimização e crescimento das empresas, independentemente da área de atuação empresarial.

As novas plataformas tecnológicas oferecem uma vantagem competitiva às empresas clientes. Estas tornam-se mais ágeis e capazes de responder às constantes exigências dos mercados, uma vez que dispõem de informação completa e em tempo real.

E esta mudança tecnológica para o meio digital, tão chamada de Transformação Digital, teve impacto direto tanto nos processos internos como externos das empresas:

• Na relação das empresas com os clientes, bem como entre colaboradores
• Na administração e controlo de gestão
• Na obtenção de informações com a exatidão necessária a uma tomada de decisão de sucesso graças à melhoria do processamento de dados

A transformação digital dos negócios aliada a um software de gestão, como o software PHC, tem o potencial de melhorar todas as atividades inerentes ao negócio e impulsionar o crescimento das empresas.

A revolução digital e o impacto nos negócios

As mudanças introduzidas nas empresas pelos softwares de gestão

As ferramentas tecnológicas de gestão permitem ganhar rapidez de resposta, otimizar processos, realizar o recrutamento de forma mais rápida e eficiente, eliminando da equação perdas de tempo com cargas administrativas.

É imperativo que as empresas sejam ágeis de forma a responder às exigências do mercado global e esta reatividade é conseguida através da operacionalização e automatização dos vários processos da empresa, bem como das regras de negócio.

Um dos principais papéis dos softwares de gestão passa pela integração de diferentes tecnologias e a sua gestão de forma eficiente, utilizando informação de diferentes módulos e facilitando a troca de dados entre tecnologias.

Descubra qual a gamas de software de gestão PHC que melhor se adapta à sua empresa.

Vantagens de adotar um software de gestão no seu negócio

A virtualização das operações e processos das organizações permitem ter um maior controlo das várias áreas que constituem o negócio (comercial, financeira, recursos humanos, logística, etc.).

Algumas das vantagens em adotar um software PHC prendem-se com:

• Flexibilidade ao gerir processos organizacionais
• Partilha de dados e informações mais fácil entre colaboradores
• Agilização e automatização de processos
• Redução dos custos e do trabalho
• Segurança na informação
• Fiabilidade
• Melhoria na tomada de decisão
• Controlo de prazos
• Informação em tempo real e gestão adaptada

De forma a continuarem a oferecer serviços de qualidade, sejam empresas B2B ou B2C, é imperativo que os negócios se reinventem face às necessidades e requisitos de um novo perfil de consumidor, mais digital e exigente.

PHC – O software de gestão que se adapta às necessidades de cada empresa

A revolução digital abriu portas a todas as empresas para competirem no mercado internacional, independentemente do seu tamanho. As soluções oferecidas através do software de gestão PHC incluem micro, pequenas e médias empresas, bem como players internacionais.

Conquistar clientes e oferecer o melhor serviço exige um software de gestão que se adapte às especificidades e regras de negócio de cada empresa e a adaptabilidade e modularidade oferecidas pelo software PHC permitem customizar os sistemas à medida das suas necessidades.

A título de exemplo, a solução de CRM, uma ferramenta que lhe permite ter uma visão global dos clientes e potenciais clientes e pontos de interação com todas as áreas da empresa, inclui módulos como o PHC CS CRM Web que permite a gestão remota da atividade comercial ou o PHC CS Workflow Desktop que realiza a automatização de processos de negócio.

Em poucos anos, as empresas líderes estarão totalmente digitalizadas, possuindo uma vantagem competitiva em relação aos negócios que resistem a implementar tecnologias de gestão.

A revolução digital deixou de ser uma tendência, para passar a ser cada vez mais uma prática firmada no campo dos negócios.

Comece hoje mesmo a mudar o rumo da sua empresa e melhore a produtividade através dos softwares de gestão PHC.

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